Rekisteri- ja tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE: Markkinointirekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) (679/2016)
Laadittu 10.2.2020
Viimeisin päivitys 12.3.2025

1. REKISTERINPITÄJÄ

KOy Oulu Shopping Center (2697351-3)

(jäljemmin ”Oulun Ideapark”)

2. YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Sähköposti: ideapark.oulu@colliers.com

Postiosoite: c/o Colliers Finland Oy Firdonkatu 2 T 173 00520 Helsinki

3. REKISTERIN NIMI

Markkinointirekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Asiakassuhteen hoitaminen: Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hallintaan, ylläpitämiseen, kehittämiseen ja asiakaspalvelun tarjoamiseen liittyen, mukaan lukien asiakasviestintä, asiakaspalautteiden käsittely sekä asiakassuhteen hallintaan ja parantamiseen tarvittavat toimenpiteet. Käsittely perustuu asiakassuhteen täytäntöönpanoon ja on välttämätöntä asiakassuhteen ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja asiakaspalvelun tarjoamiseksi.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Rekisteröidyn suostumus: Suostumus on dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilman, että peruutus vaikuttaa ennen peruutusta suostumuksen perusteella suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen tulee olla yhtä helposti toteutettavissa kuin sen antaminen, ja rekisteröidylle on annettava selkeät ja yksiselitteiset tiedot siitä, kuinka suostumus voidaan peruuttaa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi, ellei rekisteröidyn suostumusta ole saatu tai lainsäädäntö salli erikseen määriteltyjä tilanteita, kuten sopimuksen täyttämistä tai rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Henkilö- ja yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät ja palvelujen käyttöä koskevat tiedot: selailu- ja hakutiedot, IP-osoite, evästeiden käyttö ja muut tekniset tiedot, jotka liittyvät verkkosivuston tai palvelujen käyttöön.
• Tiedot tilatuista palveluista: tiedot tilatuista palveluista, niiden muutoksista ja asiakastilauksista.
• Mahdolliset luvat ja suostumukset: asiakkaan antamat suostumukset, mahdolliset tarjonnanestotiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.
• Muut asiakassuhdetta koskevat tiedot: asiakaspalautteet, yhteydenotot ja muut asiakassuhteen hallintaan liittyvät tiedot.

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin säännönmukaisena tietolähteenä ovat asiakkailta itseltään kerättävät tiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterin tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei luovutus ole tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai viranomaisvaatimusten perusteella. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille ilman lainmukaista perustetta.

Tietoja voidaan julkaista tai luovuttaa ainoastaan siinä laajuudessa, kuin rekisteröidyn kanssa on erikseen sovittu.

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tietoja luovutettaessa rekisterinpitäjä varmistaa, että siirto on lainmukainen ja että tarvittavat suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet tai muut säädetyt turvatoimet, on otettu käyttöön.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterinpitäjä varmistaa, että rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti suojaten. Rekisterin tietojen suojaamiseksi toteutetaan teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, kuten tiedon salaaminen, pääsynhallinta, palomuurit, ja henkilöstön tietoturvakoulutus.

Kun rekisterin tietoja säilytetään internet-palvelimilla, huolehditaan sekä laitteiston fyysisestä että digitaalisesta tietoturvasta ottaen huomioon ajantasaiset turvallisuusvaatimukset.

Rekisterinpitäjä varmistaa, että rekisterissä olevat tiedot, palvelimien käyttöoikeudet ja muut henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittiset tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja, että rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisterin tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietojen säilytysaika määräytyy sovellettavan lainsäädännön ja käsittelyn tarkoitusten mukaan. Kun tietoja ei enää tarvita käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi eikä lainsäädäntö velvoita niiden säilyttämistä, ne poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan. Anonymisointi toteutetaan siten, että tietoja ei voida enää yhdistää rekisteröityyn, ja poistaminen tehdään teknisesti turvallisella tavalla, joka estää tietojen palauttamisen

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Oikeus saada pääsy tietoihinsa: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja saada jäljennös tallennetuista tiedoista.
• Oikeus oikaisuun: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisemista, jos tiedot ovat virheellisiä tai epätäydellisiä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä olosuhteissa, kuten silloin, kun tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun, suoramarkkinointiin tai tieteellisiin tutkimustarkoituksiin.
• Oikeus tietojen siirtämiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien markkinointiprofiilien laatiminen.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Peruutus ei kuitenkaan vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista, jos tietojen käsittelylle ei ole enää olemassa lainmukaista perustetta. Poistopyynnöstä huolimatta rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus säilyttää henkilötietoja, jos niiden käsittely on tarpeen lainsäädännön noudattamiseksi tai oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnöt kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä, jos se on tarpeen pyynnön oikeellisuuden varmistamiseksi. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöönsä ilman aiheetonta viivästystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei tietosuoja-asetuksessa säädetä toisin.

11. MUUTOKSET

Rekisterinpitäjä voi päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta tarpeen vaatiessa tai lainsäädännön muuttuessa.

TIETOSUOJASELOSTE: Kameravalvonta
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) (679/2016)
Tämä tietosuojaseloste korvaa 1.11.2014 laaditun kameravalvonnan rekisteriselosteen.
Laadittu 12.3.2025

1. REKISTERINPITÄJÄ

KOy Oulu Shopping Center (2697351-3)

(jäljemmin ”Oulun Ideapark”)

2. YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA

Sähköposti: ideapark.oulu@colliers.com

Postiosoite: c/o Colliers Finland Oy Firdonkatu 2 T 173 00520 Helsinki

3. REKISTERIN NIMI

Oulun Ideaparkin kameravalvontarekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Kameravalvontajärjestelmän käyttö perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 kohdan f alakohta). Tämän oikeutetun edun toteutuminen edellyttää omaisuuden suojaamista, väärinkäytösten ja rikosten ennaltaehkäisyä sekä kauppakeskuksessa asioivien ja siellä työskentelevien henkilöiden turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamista. Kameravalvontaa voidaan käyttää myös tapahtuneiden rikosten ja vahinkotapahtumien selvittämisessä.

Rekisterinpitäjä on suorittanut oikeutetun edun tasapainotestin varmistaakseen, että kameravalvonta on oikeutettua rekisteröityjen oikeuksiin ja etuihin verrattuna.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää valvontakameroiden tallentamaa kuva- ja videomateriaalia, joka voi olla digitaalista tai analogista. Kameravalvontajärjestelmää on sijoitettu Oulun Ideaparkin hallinnoimiin tiloihin ja piha-alueille, ja se kattaa yleisiä tiloja ja alueita sekä yleisöltä rajattuja tiloja ja alueita. Rekisteriin tallentuvat kameravalvonnan kattamilla alueilla videokuvan lisäksi tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.

Rekisteröityjen puhetta ei tallenneta.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Valvontakameroiden välittämä kuva- ja videomateriaali Oulun Ideaparkin hallinnoimista tiloista ja piha-alueilta. Henkilötietoja ei kerätä ulkopuolisista tietolähteistä.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja kolmansille osapuolille. Tietojen luovutus voi tapahtua ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Kameravalvonnassa kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa poliisille tai muille toimivaltaisille viranomaisille, mikäli se on tarpeen rikosten ja väärinkäytösten tutkinnan toteuttamiseksi. Luovutus perustuu viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön, jossa on määritelty tarkasti, mitä tietoja tai materiaalin osia luovutetaan. Luovutettavat tiedot rajoittuvat aina siihen, mikä on välttämätöntä tapahtuman selvittämiseksi ja tutkinnan edistämiseksi.

Luovutettavan kuva- ja videotallenteen alue ja aikaraja rajataan aina ainoastaan siihen laajuuteen, joka on välttämätöntä kyseisen tapahtuman selvittämiseksi. Tällä tavoin varmistetaan, että henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarpeelliseen määrään, eikä niitä kerätä tai luovuteta enemmän kuin mitä on ehdottomasti tarpeellista, ottaen huomioon tietosuoja-asetuksen (GDPR) perusperiaatteet, kuten tietojen minimointi ja oikeasuhtaisuus.

Tietojen luovutus viranomaisille perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c-alakohtaan (oikeus ja velvollisuus täyttää lainmukaiset velvoitteet) ja 6 artiklan 1 kohdan e-alakohtaan (tietojen käsittely, joka on tarpeen julkisen edun vuoksi).

Kameravalvonnassa kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiöille, mikäli tietojen luovutus on tarpeen esimerkiksi vahingonkorvausvaatimuksen käsittelyä varten. Luovutus perustuu oikeutettuun etuun, joka syntyy valvonnan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä mahdollisten vahinkojen selvittämiseksi ja korvauksen hakemiseksi vakuutuksesta. Vakuutusyhtiöille luovutettavat tiedot rajoittuvat ainoastaan sellaiseen tietoon, joka on välttämätöntä vahinkotapahtuman selvittämiseksi.

Henkilötietoja ei kuitenkaan luovuteta vakuutusyhtiöille, ellei se ole tarpeen edellä mainittuihin tarkoituksiin, ja luovutuksessa noudatetaan kaikkia henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä, kuten tietojen minimointia ja tietoturvavälineiden käyttöä.

Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin voidaan käyttää alihankkijoita, jotka toimivat rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti ja noudattavat voimassa olevaa tietosuoja-asetusta (GDPR).

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Kameravalvonnan tallentimet ja tallenteet säilytetään valvomohuoneessa, johon on rajoitettu pääsy. Tallenteiden käsittely edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista, ja pääsy tietoihin on rajoitettu vain nimetyille henkilöille, kuten vartiointihenkilöstölle.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuusperiaatetta, ja kaikki rekisterin tiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Rekisterin käsittelytoimenpiteet on suunniteltu siten, että ne takaavat henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden, ja estävät tietojen laittoman hävityksen tai käytön.

9. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Kameravalvonnassa tallennettuja tietoja säilytetään enintään 21 vuorokautta sen jälkeen, kun ne on tallennettu. Tämän ajanjakson jälkeen tallenteet poistetaan automaattisesti tai ne korvataan uusilla tallenteilla, jolloin vanha tieto hävitetään, kun sen säilyttämiselle ei ole enää perusteltua tarvetta.

Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää pidempään rikos- tai väärinkäytösepäilyn selvittämiseksi, säilytys voi jatkua vain niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen epäilyn käsittelyn loppuunsaattamiseksi. Säilytykselle on oltava lainmukainen peruste, ja tiedot poistetaan, kun säilyttämiselle ei enää ole laillista perustetta.

Säilytysaikojen päätyttyä, ja mikäli tietojen säilyttämiselle ei enää ole lainmukaista perustetta, tallenteet poistetaan kokonaisuudessaan ja turvallisesti. Poistamisen tulee tapahtua siten, että tiedot eivät ole enää palautettavissa. Mikäli tietoja ei voida poistaa, ne anonymisoidaan siten, ettei rekisteröityjä voida enää tunnistaa niistä.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Oikeus saada pääsy tietoihinsa: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja saada jäljennös tallennetuista tiedoista.
• Oikeus oikaisuun: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisemista, jos tiedot ovat virheellisiä tai epätäydellisiä.
•  Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä olosuhteissa, kuten silloin, kun tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista.
•  Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun, suoramarkkinointiin tai tieteellisiin tutkimustarkoituksiin.
• Oikeus tietojen siirtämiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien markkinointiprofiilien laatiminen.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Peruutus ei kuitenkaan vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista, jos tietojen käsittelylle ei ole enää olemassa lainmukaista perustetta. Poistopyynnöstä huolimatta rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus säilyttää henkilötietoja, jos niiden käsittely on tarpeen lainsäädännön noudattamiseksi tai oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnöt kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä, jos se on tarpeen pyynnön oikeellisuuden varmistamiseksi. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöönsä ilman aiheetonta viivästystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei tietosuoja-asetuksessa säädetä toisin.

11. REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI

Kameravalvonnalla suojattujen tilojen ulko-ovilla ja sisääntuloalueilla on selkeästi ilmoitettu kameravalvonnasta käyttämällä tarroja ja kylttejä, jotka informoivat kauppakeskuksen alueella olevista valvontakameroista.

Kameravalvonnan tietosuojaseloste on nähtävissä Oulun Ideaparkin verkkosivuilla. Tarvittaessa tietosuojaseloste on saatavilla pyynnöstä joko sähköisessä muodossa tai tulostettuna.

12. MUUTOKSET

Rekisterinpitäjä voi päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta tarpeen vaatiessa tai lainsäädännön muuttuessa.